Em busca de respostas a essa pergunta, a Adobe pediu que a Forrester realizasse uma pesquisa no Brasil, com líderes dos departamentos de TI de diversas companhias, a fim de entender melhor como a digitalização de documentos se relaciona com a maturidade digital.
A primeira descoberta da Forrester foi a de que o trabalho híbrido é, atualmente, uma norma no Brasil, e isso requer das companhias que elas estabeleçam tecnologias apropriadas para que seus colaboradores possam exercer suas funções.
E como os os documentos digitalizados são um dos pilares chave para a condução de um negócio em um momento de digitalização, adotar um processo de gestão de documentos digital constrói um ambiente de trabalho mais preparado para os desafios do futuro.
O que significa maturidade digital nas empresas?
Para resumir, a maturidade digital é um processo que ocorre após a transformação digital. Na transformação digital, a empresa está passando por uma implementação de tecnologias e saindo de operações analógicas.
A maturidade digital está ligada à consciência que a organização tem sobre o uso da tecnologia e as estratégias que são montadas a partir de dados, insights e outros impactos de ferramentas digitais dentro do negócio.
No cenário atual, ela é vista como um forte fator de competitividade de mercado.
O que a Adobe e a Forrester levantaram em dados sobre digitalização de documentos e maturidade digital?
De acordo com o estudo “Accelerate Digital Momentum And Transform Your Workplace With Digital Document Processes:A Spotlight on Brazil”, os pontos principais para entender a relação entre digitalização de documentos e maturidade digital são:
- 74% das pessoas que tomam decisões nas empresas reconhecem a importância dos processos de digitalização de documentos para a maturidade digital do negócio. De acordo com a Forrester, a adoção de documentos digitais subiu de 25% (antes da pandemia) para 54% (depois da pandemia) no Brasil. Esse aumento está ligado à mudança de trabalho do presencial para híbrido.
- Segurança de dados e insights de mercado são alcançados a partir dos processos de digitalização de documentos. É mais desafiador proteger informações em ambientes virtuais, porém, os tomadores de decisão entrevistados perceberam que a gestão digital de documentos ajuda a aumentar a segurança, privacidade de dados, gerenciamento de identificação e compliance.
- A Forrester também descobriu que o Brasil está investindo em tecnologia para o futuro, dando grande importância à migração para a nuvem (72%), expandindo os recursos de automação (68%) e adotando tecnologias emergentes (56%). A integração dessas tecnologias com a digitalização de documentos podem criar novas oportunidades e melhorar a maturidade digital.
A adoção da digitalização de documentos eleva a maturidade digital nas empresas
O estudo ainda mostrou que, com a digitalização de documentos, o Brasil vai se alinhar ao resto do mundo a nível de maturidade digital. 53% dos tomadores de decisão no Brasil já estão usando ferramentas digitais para gestão de documentos em suas organizações.
Deles, 42% usam principalmente ou exclusivamente processos de documentos digitais – um número mais expressivo que a taxa de adoção na APAC (30%) e um pouco menor do que na Europa Ocidental (47%).
Apenas 2% desses tomadores de decisão não adotaram processos de digitalização de documentos e ainda dependem de processos baseados em papel para gerenciá-los.
O uso da gestão de documentos analógica impede o desempenho organizacional
Os processos baseados em papel têm um impacto negativo na produtividade dos funcionários de uma companhia, 56% dos tomadores de decisão encontram problemas com retrabalho devido a erros e 54% percebem atrasos no encaminhamento e obtenção de assinaturas em suas organizações.
Além disso, em papel, os processos representam grandes problemas de segurança devido à dificuldade de manter controle de acesso (54%), falta de trilhas de auditoria (48%) e risco de fraude de assinaturas manuais (44%).
Ou seja, os efeitos prejudiciais do uso de processos analógicos de gestão de documentos cada vez mais justificam a adoção de processos de digitalização de documentos dentro das companhias.
Dicas da Forrester para gestores que querem alcançar a maturidade digital
- Busque atingir a maturidade digital além da adoção da digitalização de documentos;
- Priorize plataformas e pacotes de tecnologia;
- Aproveite as oportunidades apresentadas pela digitalização de documentos para criar um local de trabalho digital inteligente;
- Continue a digitalizar processos baseados em papel para o bem do planeta.
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Fonte: Blog da Adobe
